Comment gérer ses réunions en visioconférence ?

Avec le télétravail généralisé mis en place en ce moment, les visioconférences remplacent les réunions d’équipes mais aussi les entretiens avec les clients, prospects etc.

Zoom, Teams, Skype Autant d’applications qui vous donnent l’occasion d’organiser vos réunions professionnelles et qui établissent un contact plus humain grâce à la vidéo ! Une fois le logiciel choisi, le plus important est le déroulement de la visioconférence !

Un bug de micro, une mauvaise luminosité, un intrus qui débarque dans le fond du décor… Qui n’a jamais vécu de désagrément en visio ? Pourtant certaines astuces vous permettent d’améliorer tout cela et d’éviter les couacs ⚡.

#Assurez la qualité de l’image

La vidéo permet d’établir une communication plus humaine avec les personnes présentes ! Cependant pour que l’on en tire le meilleur il est important de miser sur la qualité de l’image. Tout d’abord prenez le temps de régler votre webcam en vous plaçant à l’endroit où vous vous installerez au moment de la visioconférence. Choisissez un endroit lumineux ou ajoutez une source de lumière, ce qui rendra l’image plus chaleureuse et vous donnera meilleure mine !

#Investissez dans l’audio

Rien de plus dérangeant que d’écouter quelqu’un qui parle avec un micro qui ne fonctionne pas… Pour commencer, testez bien votre micro avant la réunion pour être sûr(e)s de pouvoir assurer l’échange.
Si la visio est une solution à long terme, il serait peut être judicieux d’investir dans du matériel de qualité 🤷‍♀️. Casque, écouteurs sans fils, micro… Il y en a pour tous les goûts et pour tous les prix !

Faites aussi attention aux bruits périphériques que vous pouvez faire. Parfois nous ne nous rendons pas compte qu’un petit bruit (du style chaise qui grince ou lorsque vous jouer avec votre stylo, bonjour les anxieux 👋 ) est très gênant pour celui qui vous écoute !

#Préparez votre réunion 

Et oui ! Comme toute réunion, une visioconférence ça se prépare !
La gestion du temps, et surtout les moments de pauses ne doivent pas être oubliés si vous souhaitez garder attentifs les participants.
L’annonce d’un plan en début de réunion est à conserver, de même que la liste des objectifs !

La qualité du diapo est également primordiale puisqu’il sera partagé sur chaque écran.

#Soyez présentables

Peut-être vaut-il mieux éviter le combo chemise en haut, pyjama avec des petits lapins en bas. Si jamais vous devez vous lever cela pourrait devenir légèrement embarrassant 😅.
Même si je pense que l’on possède les mêmes neurones en jean qu’en tailleur (#teamcasual), soyons un minimum présentable devant la caméra 👌.

Attention également aux motifs et aux couleurs de vos vêtements à l’écran. En effet, les motifs trop élaborés, les rayures, l’association de noir et de blanc, les couleurs trop flashs peuvent rendre l’image désagréable car la caméra aura du mal à gérer le contraste et à faire le point.

#Faites attention à votre attitude

Vous restez au travail donc pas question de faire la réunion affalé dans son canapé !
La communication non verbale est retranscrite en visio (certes moindre mais quand même). Et oui n’oubliez pas que votre interlocuteur vous voit ! Essayez alors de gardez une attitude d’écoute active en prenant des notes et en acquiescent lorsque l’on vous parle.

#Restez focus

Nous sommes malheureusement bien plus enclins à la perte d’attention face à un écran que lors d’une réunion physique. Surtout si nous sommes là pour écouter plus que pour intervenir 😴.
Alors comment rester focus me diriez-vous ?

Déjà, si votre réunion est prévue à 9h il serait être bien de ne pas se lever à 8h45. En effet, réservez-vous un moment pour vous réveiller et vous mettre dans l’ambiance !

Ensuite, je vous conseille de fermer toutes les pages internets et applications ainsi que de désactiver les notifications qui ne concernent pas votre réunion pour ne pas être happé vers d’autres occupations ! 🤷‍♂️

#Animez la réunion 

Évitez la cacophonie en visio peut s’avérer être une tâche compliquée !
En réunion physique, nous émettons des signaux physique nous permettant d’annoncer notre prise de parole. Cela est nettement plus difficile en visio !
Pour ce faire, si le nombre de participants à la réunion est important, il peut être intéressant de désigner un animateur prenant le lead pour donner la parole à chacun. Cela se fait souvent lors de grandes réunions physiques d’ailleurs.

Aussi, les applications de vidéoconférences proposent, la plupart du temps, une fonction « main levée » pour demander la parole.

#Accordez de l’importance à l’arrière plan

Apportez une attention particulière à votre arrière plan. Bien que les applications de visio vous permettent souvent d’ajouter un arrière plan, il peut être bien d’organiser l’espace visible derrière vous. Evitez les éléments de type décorations, photos, télé allumée en fond qui pourraient déconcentrer vos interlocuteurs.
Faites attention aux détails et n’oubliez pas que vous laissez des personnes du cercle professionnel entre-apercevoir votre chez-vous. Une pièce dérangée ou des photos entre amis de votre dernière soirée dans le cadre du fond seront peut être mal vues !
Prévenez aussi vos proches que vous êtes en réunion pour qu’ils évitent de trop passer derrière la caméra (si possible).

#Tenez-vous prêts pour une visioconférence surprise

Comme lorsque vous êtes au bureau les réunions peuvent s’organiser au dernier moment, un collègue peut débarquer dans votre bureau… Cela peut être pareil en télétravail alors mieux vaut être préparé à toutes les éventualités. Comme nous en parlions dans un de mes derniers articles sur la productivité en télétravail, s’habiller un minimum permet de se mettre dans une ambiance travail mais aussi de se tenir prêt au cas où une situation pareil se produirait. Cela pourrait être un peu gênant autrement !
Pour finir, il est préférable que les accessoires nécessaires à la visio vous soient accessibles et que les réglages soient déjà effectifs !

#Maintenez le lien avec votre équipe

La visio ne sert pas uniquement à parler boulot ! Pot de départ, café du matin, pause de l’après-midi… Même si rien ne remplacera les vrais moments de partage, cela permet aussi de maintenir le lien avec vos équipes pour rester soudés dans cette période de distanciation !

Et vous ? Quels sont vos conseils visio ? 🌿